Ketentuan Cuti Akademik:

Mahasiswa/i dapat mengajukan cuti akademik dengan beberapa ketentuan yang ditetapkan oleh Universitas yaitu:

1. Cuti akademik adalah ketika mahasiswa tidak mengikuti kegiatan akademik baik intra maupun ekstra kurikuler karena alasan tertentu. Jangka waktunya sesuai dengan izin yang diberikan atau sesuai dengan peraturan yang berlaku;
2. Cuti akademik diberikan paling banyak empat semester selama studi di UNIDA Gontor secara terpisah atau dua semester secara berturut-turut;
3. Jumlah semester cuti dihitung dalam masa studi;
4. Mengunduh formulir pada link di bawah;
5. Permohonan cuti diajukan kepada BAA paling lambat 2 (dua) pekan awal semester, permohonan tersebut harus disertai dengan dokumen penunjang yang disetujui oleh Ketua Program Studi, Dekan/Direktur dan Orang Tua/Wali.
6. Meminta surat keterangan bebas tanggungan keuangan ke bagian BAK;
7. Meminta surat bebas tanggungan peminjaman buku ke perpustakaan;
8. Meminta surat keterangan bebas sanksi disiplin ke Direktorat Kepesantrenan;
9. Cuti akademik dengan alasan khusus dapat diberikan kepada mahasiswa yang terpaksa menghentikan studi untuk sementara karena halangan yang tidak dapat dihindarkan, antara lain:
   1. Kecelakaan dengan melampirkan surat keterangan dari rumah sakit atau surat keterangan yang dapat dipertanggungjawabkan.
   2. Sakit lebih dari 3 minggu berturut-turut dengan menunjukkan surat keterangan dari rumah sakit.
   3. Kegiatan-kegiatan mahasiswa yang dapat mengharumkan nama Universitas.
10. Berkas difotokopi dan diserahkan ke prodi, BAK, Direktorat Kepesantrenan, berkas asli diserahkan ke BAA Data.

Persyaratan Aktif Cuti Akademik:

Mahasiswa/i yang mengambil cuti akademik dapat aktif kuliah kembali dengan melampirkan syarat sebagai berikut:

1. Mahasiswa mengunduh formulir pada link di bawah;
2. Membawa surat keterangan cuti ke bagian BAA dan melakukan konsultasi;
3. Meminta persetujuan Kaprodi untuk aktif kembali;
4. Meminta persetujuan dari Dekan Fakultas;
5. Meminta persetujuan dari bagian bendahara, perpustakaan, Direktorat Kepesantrenan dan Kepala BAA;
6. Berkas difotokopi dan berkas asli diserahkan ke BAA Data untuk perubahan status;
7. Melakukan pembayaran administrasi keuangan dan Her-Registrasi;

Persyaratan Mutasi Kelas (Pindah Kampus):

Mahasiswa/i yang akan mutasi antar kampus UNIDA Gontor dapat dilaksanakan dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. Mahasiswa/i diperkenankan untuk mengajukan permohonan pindah kampus Universitas Darussalam Gontor pada akhir semester dua;
2. Permohonan pindah kampus antar Universitas Darussalam Gontor harus mendapat persetujuan dari kaprodi, dekan fakultas dan Kepala BAA;
3. Mahasiswa mengunduh formulir mutasi antar kampus UNIDA pada link di bawah;
4. Mahasiswa mengisi formulir dan meminta persetujuan dari kaprodi, dekan fakultas dan Kepala BAA;
5. Setelah permohonan ini disetujui, Berkas Asli diserahkan ke BAA Data;

Persyaratan Mutasi Program Studi:

Mahasiswa/i yang akan mutasi program studi dapat dilaksanakan dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. Mahasiswa diperkenankan untuk mengajukan permohonan pindah program studi pada akhir semester dua;
2. Permohonan pindah program studi terdiri atas:
   1. Permohonan pindah program studi dalam satu fakultas. Pemohon harus mendapat persetujuan dari kaprodi prodi lama, kaprodi prodi baru, dekan dan kepala BAA;
   2. Permohonan pindah program studi lintas fakultas. Pemohon harus mendapat persetujuan dari kaprodi lama, dekan fakultas lama, kaprodi baru, dekan fakultas baru dan Kepala BAA;
3. Mahasiswa mengunduh formulir mutasi program studi pada link di bawah;
4. Mahasiswa mengisi formulir dan meminta persetujuan dari Kaprodi asal, Dekan asal, Kaprodi tujuan dan Kepala BAA;
5. Permohonan pindah program studi telah sah apabila mahasiswa telah mendapatkan persetujuan dari pihak terkait;
6. Mahasiswa yang telah mendapatkan persetujuan pindah program studi agar menghadap Kaprodi baru dengan membawa transkrip nilai pada prodi lama untuk dilakukan konversi;
7. Kebijakan konversi nilai antar prodi diatur oleh masing-masing program studi;
8. Konversi nilai dari transkrip nilai berupa berita acara dari program studi tujuan;
9. Berkas terkait permohonan pindah program studi dan berita acara konversi nilai diserahkan ke BAA Data;
10. Permohonan pindah program studi hanya diberikan satu kali selama masa studi

Persyaratan Mutasi Fakultas:

Mahasiswa/i yang akan mutasi program studi (lintas fakultas) dapat dilaksanakan dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut:

11. Mahasiswa diperkenankan untuk mengajukan permohonan pindah program studi pada akhir semester dua;
12. Permohonan pindah program studi terdiri atas:
    4. Permohonan pindah program studi dalam satu fakultas. Pemohon harus mendapat persetujuan dari kaprodi prodi lama, kaprodi prodi baru, dekan dan kepala BAA;
    5. Permohonan pindah program studi lintas fakultas. Pemohon harus mendapat persetujuan dari kaprodi lama, dekan fakultas lama, kaprodi baru, dekan fakultas baru dan Kepala BAA;
13. Mahasiswa mengunduh formulir mutasi program studi pada link di bawah;
14. Mahasiswa mengisi formulir dan meminta persetujuan dari Kaprodi asal, Dekan asal, Kaprodi tujuan dan Kepala BAA;
15. Permohonan pindah program studi telah sah apabila mahasiswa telah mendapatkan persetujuan dari pihak terkait;
16. Mahasiswa yang telah mendapatkan persetujuan pindah program studi agar menghadap Kaprodi baru dengan membawa transkrip nilai pada prodi lama untuk dilakukan konversi;
17. Kebijakan konversi nilai antar prodi diatur oleh masing-masing program studi;
18. Konversi nilai dari transkrip nilai berupa berita acara dari program studi tujuan;
19. Berkas terkait permohonan pindah program studi dan berita acara konversi nilai diserahkan ke BAA Data;
20. Permohonan pindah program studi hanya diberikan satu kali selama masa studi

Persyaratan Mutasi Studi Perguruan Tinggi Lain:

Mahasiswa/i yang akan pindah studi ke perguruan lain harus memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Mahasiswa mengunduh formulir pada link di bawah;
2. Melakukan konsultasi ke bagian BAA;
3. Meminta persetujuan Kaprodi, Dekan Fakultas, Kepala BAA, dan Wakil Rektor 1;
4. Berkas persyaratan sebagai berikut:
   1. Transkrip Nilai
   2. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
   3. Surat keterangan bebas tanggungan keuangan dari BAK Universitas Darussalam Gontor
   4. Surat keterangan bebas pinjaman buku dari perpustakaan
   5. Surat keterangan bebas sanksi disiplin dari Direktorat Kepesantrenan
   6. Surat persetujuan dari orang tua
5. Setelah permohonan ini disetujui, difotokopi rangkap empat dan diserahkan kepada program studi, BAK, Direktorat Kepesantrenan, dan sebagai arsip. Berkas Asli diserahkan ke BAA Data;
6. Mahasiswa meminta penerbitan surat pindah ke sekretaris rektorat dengan menyerahkan fotokopi berkas permohonan dan transkrip nilai.

Persyaratan Berhenti Studi:

Mahasiswa/i yang akan berhenti studi akademik harus memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Mahasiswa/i mengunduh formulir pada link di bawah;
2. Melakukan konsultasi ke bagian BAA;
3. Meminta persetujuan Kaprodi, Dekan Fakultas, Kepala BAA, dan Wakil Rektor 1;
4. Berkas persyaratan sebagai berikut:
   1. KHS terakhir
   2. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
   3. Surat keterangan bebas tanggungan keuangan dari BAK Universitas Darussalam Gontor
   4. Surat keterangan bebas pinjaman buku dari perpustakaan
   5. Surat keterangan bebas sanksi disiplin dari Direktorat Kepesantrenan
   6. Surat persetujuan dari orang tua
   7. Meminta persetujuan Kepala BAA;
5. Setelah permohonan ini disetujui, difotokopi rangkap empat dan diserahkan kepada program studi, BAK, Direktorat Kepesantrenan, dan sebagai arsip. Berkas Asli diserahkan ke BAA Data;

Perbaikan Data Mahasiswa (PDM) di PDDIKTI dilakukan apabila terdapat ketidaksesuaian data pada https://pddikti.kemdikbud.go.id dengan data yang sebenarnya. Untuk mengajukan permohonan perbaikan data, dapat dilakukan dengan mengirimkan berkas scan asli berupa:

Untuk mahasiswa aktif:

1. Scan KTP
2. Scan Akte Kelahiran
3. Scan Kartu Keluarga
4. Scan KTM

Untuk mahasiswa yang sudah lulus (alumni):

1. Scan KTP
2. Scan Akte Kelahiran
3. Scan Kartu Keluarga
4. Scan Ijazah S1/S2
5. Scan Transkrip Nilai S1/S2

Ketentuan:

1. Semua data persyaratan harus asli bukan fotocopy.
2. Persyaratan discan atau difoto (harus jelas, tidak blur/buram) dengan format .jpg atau .pdf.
3. Masing-masing file persyaratan berukuran kurang dari 500Kb.
4. Berkas dikirim ke email dibawah ini dengan subjek: PDM/Nama/NIM/Prodi ke operatorpt@unida.gontor.ac.id.
5. Pastikan untuk selalu mengecek data pada PDDikti secara berkala.

Surat Edaran oleh KEMENRISTEK DIKTI no 5478/A.P1/SE/2017 pelaporan Pangkalan Data Perguruan Tinggi berlaku untuk:

• Program Studi Umum di Perguruan Tinggi Negeri dan Perguruan Tinggi Swasta pada Kementerian, Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) dimulai bagi mahasiswa baru tahun ajaran 2003/2004;
• Program Studi dan Perguruan Tinggi pembinaan Kementerian Agama dimulai bagi mahasiswa baru tahun ajaran 2009 / 2010;
• Perguruan Tinggi Kementerian Lain dan Lembaga Pemerintah Non Kementerian dimulai bagi mahasiswa baru tahun ajaran 2012/2013;
• Perguruan Tinggi Swasta Alih Bina dari Kementerian Lain ke Kemenristekdikti dimulai sesuai dengan tahun ajaran berlakunya surat keputusan alih bina;
• Tahun pemberlakuan untuk awal pelaporan tersebut, juga bergantung pada semester awal lapor program studi sesuai dengan SK izin pelaksanaan atau SK alih bina ke Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

Berdasarkan edaran di atas, surat permohonan keterangan verifikasi alumni dapat dilakukan dengan datang langsung ke kantor BAA atau melalui email baak@unida.gontor.ac.id. Untuk permohonan surat dapat dilakukan dengan mengirimkan berkas scan asli sebagai berikut:

1. KTP
2. Ijazah S1/S2
3. Transkrip Nilai S1/S2

Ketentuan:

Semua data di atas harus sama (tidak ada perbedaan data) dalam semua berkas. Discan warna (ASLI), dengan format .JPG berukuran kurang dari 500Kb. Berkas dikirim ke email baak@unida.gontor.ac.id (dengan subjek: Surat Permohonan Keterangan Verifikasi Alumni UNIDA Gontor).