Bagaimana Ajaran Kerapian Administrasi Gontor diaplikasakan di Universitas?

Bagaimana Ajaran Kerapian Administrasi Gontor diaplikasakan di Universitas?

 

 

Oleh: Muhammad Faqih Nidzom

Diantara frasa populer di kalangan santri Gontor adalah “Administrasi yang rapi wajib (mutlak) perlu untuk menjaga kepercayaan”. Ia diucapkan oleh salah satu pendiri Gontor, K.H. Imam Zarkasyi. Dari awal berdirinya hingga kini, nilai inilah yang menjadi pedoman setiap guru dan santri pondok ini dalam berorganisasi dan menjalankan kepanitiaan yang diamanatkan kepada mereka.

Pesan beliau ini memanglah sangat penting dan fundamental. Seseorang bisa dipercaya atau tidak, bisa diukur dari ketertiban administrasi. Begitu juga dengan bagian dan lembaga apapun. Bahkan, sebagai kelanjutannya, Kiai Zar menyebut, kemajuan tanpa administrasi akan hancur, administrasi tanpa kemajuan omong kosong tidak ada gunanya.

Bagi Gontor, nasihat Kiai Zar tadi bukan hanya slogan kosong. Tetapi ia telah diaplikasikan dalam banyak hal. Semua dari kita tentu tahu, Ustadz K.H. Abdullah Syukri Zarkasyi pun sangat tegas dalam hal ini. Tidak ada kata lengah, tidak ada istilah lalai, apalagi dalam urusan keuangan.

Ustadz K.H. Ahmad Suharto menggambarkan seperti berikut, “Administrasi keuangan wajib rapi, semua uang masuk tercatat, semua uang keluar tercatat berapapun jumlahnya, dengan disertai tanda bukti pengeluaran, setiap anggaran yang keluar harus ada laporannya dan semuanya riil sesuai fakta, open management dan transparan. Itulah yang dibutuhkan untuk menjaga kepercayaan umat.”

Di kalangan santri, kata administrasi ini lebih banyak dimaknai sebagai urusan keuangan. Persis seperti penjelasan Ustadz K.H. Ahmad Suharto tadi. Maklum adanya, karena bagian keuangan di Gontor akrab disebut dengan ADM, sebagai singkatan penyebutan untuk administrasi, dan jarang disebut kata ‘keuangan’-nya. Pengelolanya pun demikian, sering dipanggil Ustadz ADM, asisten ADM, dan seterusnya.

Namun, terlepas dari konteksnya, Administrasi disini bisa kita maknai secara luas. KBBI memberikan makna administrasi seperti berikut; 1. Usaha dan kegiatan yg meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; 2. Usaha dan kegiatan yg berkaitan dng penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan; 3. Kegiatan yg berkaitan dng penyelenggaraan pemerintahan; 4. Kegiatan kantor dan tata usaha.

Nah, dari sini, pesan Kiai Zar tadi hendaknya kita aktualisasikan ke dalam administrasi dalam berbagai hal. Apalagi di Unida Gontor, ada beberapa biro yang menggunakan kata ini, yaitu Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK), Biro Administrasi Penunjang Akademik (BAPAK)sekarang menjadi Direktorat Kepengasuhan, dan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Maka, administrasi yang rapi juga mencakup semua hal tadi.

Dalam konteks inilah, pemaparan Dr. Mohammad Muslih, kepala Biro Penjamin Mutu menemukan urgensinya. Dalam pertemuan dosen, 6 April 2019, beliau menjelaskan tertib administrasi dalam tata kelola universitas. Diantara tingkatannya, dimulai dengan tertib internal satuan kerja, baik itu fakultas, program studi, lembaga, biro dan lainnya, yang kesemuanya dijalankan dengan mekanisme yang jelas, sistemik dan menyeluruh, hingga darinya akan lahir budaya mutu, begitu beliau menyebutnya.

Sebagai gambaran, Biro Penjamin Mutu selalu menekankan pentingnya SOP sebagai pedoman tiap satuan kerja. Ketika itu dijalankan dengan baik, secara sehat, akan berlanjut pada rapinya mutu dosen. Langkah-langkah tadi sekaligus menjadi petunjuk, dalam artian, jika tidak sehat, maka akan berdampak secara sistemik pada hal dan tahapan lainnya.

Secara teknis, tak lupa beliau memberi contoh kongkrit. Anggaran, laporan, surat undangan dari sebuah Prodi, harus berakhir dengan tanda tangan dan stempel Dekan, menggunakan kop surat fakultas, bukan Prodi. Karena menurut banyak rujukan dan peraturan, Prodi tidak boleh memiliki stempel dan kop surat sendiri, dan harus menginduk kepada fakultas. Begitu juga dengan bagian-bagian, harus terpusat kepada Biro terkait.

Contoh lain, di kampus ini, Surat Keputusan mengajar, tembusannya bukan ke Bapak Wakil Rektor I, dengan asumsi bahwa itu memang tugas dan kepentingan Wakil Rektor I. Tembusan yang benar, misalnya ke Wakil Rektor II. Mengapa? Karena ia akan menjadi periksa dan pertimbangan, apakah dosen yang bersangkutan dengan jadwal mengajar yang ada, perlu ditambah tugas lainnya atau justru dikurangi, dan berkenaan dengan pertimbangan pada hal-ihwal lainnya, yang itu semua tentu wewenang Wakil Rektor II dan BAUK yang dinaungi di bawahnya. Masih banyak contoh lain dalam kerangka ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu di artikel ini.

Demikianlah secara sederhana pemaknaan prinsip dan ajaran kerapian administrasi diaplikasikan dalam tata kelola universitas. Jadi, sebagai civitas akademika kampus ini, kita diharapkan bisa menjadi muslihseperti nama beliau yang memberi penjelasan tadiyaitu yang memperbaiki, menjadikan sekeliling kita baik dan rapi (shalih). Dengan SDM yang muslih, akan tercipta satuan kerja, lembaga dan kampus yang shalih. Bahkan, lebih jauh, dengan nama dan auranya saja pun, lingkungan sekitarnya turut terberkahi menjadi shalih. Semoga. Wallāhu A’lam.

Unida Gontor Ponorogo, 6 April 2019.

 

Artikel Terpopuler

Ternyata Bahasa Arab di Gontor Diajarkan untuk Tujuan ini

Penjelasan Ilmiah kenapa Murid harus Percaya kepada Guru

Bagaimana membuat murid percaya pada Guru?

Inilah Prioritas Kiai Gontor

PERSEMAR GONTOR (On Memoriam Peristiwa 19 Maret 1967)

 

Artikel Terkait

Intervensi dan Kepercayaan kepada Guru

Bagaimana membuat murid percaya pada Guru?

Waktu: Sebuah Janji

Rahasia Konsep Kebebasan Ala Gontor

Membangun Tradisi Intelektual ala UNIDA Gontor

1 Comment

  • 👍👍👍

    Aman Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *